Bilgi tabanı ile ihtiyaç duyulan bilgilere erişimin kolaylaştığını biliyor musunuz? Bir şirket içerisinde başarılı bir oluşuma ihtiyaç vardır.
Şirket içerisinde sağlanan iletişimin faydalı ve işe yarar olması son derece önemlidir. Şirket içerisinde yer alan çalışanların ve geri kalan ekibin arasındaki iletişimin başarılı ve eksiksiz olması gerekir. Aksi takdirde birçok krize karşın korunma sağlanmazken yanlış ilerleme ve uygulamalar da örnek olarak karşımıza çıkar.
Fakat personel ve çalışanların istediği bilgiye hızla istediği zamanda ulaşabilmesi birçok sistem ile mümkündür. Başarılı bir bilgi erişimine sahip olmak şirketi başarıya doğru götürür.
Bilgi Tabanı Nedir?
Bilgi tabanı, müşterilerin ve çalışanların ihtiyaç duyduğu sorulara karşın cevapları bulmaya yarayacak bilgilerin yer aldığı toplu birimdir. Bu topluluk içerisinde işe yarayan ve aranan bilgiler kolay ve hızlı bir ulaşma fırsatı sağlanır.
Her işletme ve oluşumun da bu tarz bir topluluğa ihtiyacı vardır. İnsanların oluşum hakkında ortaya koyduğu herhangi bir soruya karşın aradığı bilgiyi hemen hızlı bir şekilde alması gerekir.
Bilgi bankası ile beraber bu sorulara ilişkin net cevaplara yer verilir. Sık sorulan sorular, klavuzlar ve sorun giderme sistemleri dahildir. Bu ifade genellikle bir sistem içerisinde saklanan ve depolanan bilgilere denir. Şu şekilde çeşitli formlarda içerebilir:
1. Sözlükler
2. Tanım listeleri
3. Video gösterim
4. Şirket sayfası
5. Giriş makaleleri
6. Sıkça sorulan sorular
7. Adım adım nasıl yapılır klavuzları
Neden Bilgi Tabanına İhtiyaç Duyulur?
Çoğu bilgi bankası ve tabanı, insanların kolayca ulaşması ve bilgileri talepleri karşısında kullanması için oluşturulmuştur. Fakat bazı tabanların makineler tarafından da kullanıldığı bilinir.
Çeşitli amaç ve hedeflere hizmet eden tabanlar, iç ve dış olmak üzere iki farklı kitleye hitap eder. Bu şirketin hizmet çeşidine ve hedef oluşumuna göre farklılık gösterebilecek bir değişkendir.
Örneğin; bir bakım servisinin bilgi bankasında bazı bilgileri sıkça sorulan sorular tabanından ayrı tutulabilir. Dahili bir bilgi bankası ve tabanı sayesinde şirketteki çalışanların çalışma politikalarını ve hedeflerini anlamları için de tercih edilebilir.
Bilgi Tabanı Faydaları
Şirketler içerisinde hem müşteriye karşı sağlanan hem de şirket içi çalışanlarına sağlanan tabanların birçok faydası vardır. Faydalar uzun vadede karşıya çıkabileceği gibi birçok gelişim ile de kendini gösterebilir.
1- Verimlilik Artar
Bilgi tabanı faydaları arasında yer alan verimlilik artışı en çok çalışanlara karşı sağlanan bilgilerin depolanması işlemi ile oluşur. Yapılan araştırmalara göre birçok çalışan vakitlerinin neredeyse %20’si işlemler için bilgi arayışındayken harcarlar.
Üstelik bu bilgileri aradıkları yerler ise gelen kutusu, bilgi deposu ve iş arkadaşları şeklindedir. Belki zamanın harcanması sonucunda aranan bilgilere ulaşım gerçekleşir. Fakat bilgi bankaları ve tabanı sayesinde bilgilerin hepsi merkezleşir ve tek bir merkez etrafında herkesin kullanabileceği bir şekilde toplanır.
Mesai saatlerinde mevcut işlerini yetiştiremeyen çalışanlar öğle molalarını veya izin sürelerini bu bilgilere ulaşmak için harcarlar.
2- Eğitim Süresi Azaltılır
Birçok büyük firma ve kuruluş yeni ekip arkadaşlarına çok kıymet veriyor. İşlerin büyümesi ve gelişmesi ile de mecburen ekibin büyümesi gerekiyor. Fakat alışagelmiş geleneksel şirket içi eğitimler büyük bir zaman kaybı ve yüksek maliyetli sonuçlara işarettir.
Bu duruma karşın da alınabilecek birtakım önlemler ve geliştirilmiş işlemler bütün bulunur. Bilgi bankaları ve tabanları sayesinde bilgi arayan her çalışan ve alışma sürecinde temel gereksinimlere ihtiyaç duyan ekip, kısa zamanda bu ihtiyacını giderebiliyor. Üstelik diğer mevcut ekip çalışanları da bu bilgi toplulukları sayesinde öğrenmeye teşvik olurlar.
3- Bilginin Korunması ve Depolanması
Bilgi ve veri tabanları sayesinde gerekli şirket içi bilgilerin depolanması sağlanır. Gerekli bilgilerin korunması ve bir merkeze bağlı şekilde yer alarak ihtiyaç duyan ekibe yansıtılması büyük bir kolaylıktır.
Bilgilerin çoğu deneyim sahibi çalışanların beyninde gezdiği ve taşındığı için herhangi bir işten ayrılma, emeklilik hikayesinde bu bilgilerin yeni çalışanlara aktarılması zor olur. Üstelik her ne kadar oryantasyon eğitimlerine önem verilirse verilsin hali hazırda yer alan merkezleşmiş bir bilgi topluluğunu faydası daha çok avantaj sağlar.
4- Uzaktan Çalışanlar ile Bağın Güçlendirilmesi
Bilgi tabanı uzaktan çalışma ile birliktelik yürüten çalışanlar için bir altın değerindedir. Uzaktan çalışmanın her ne kadar konforlu ve daha basit olduğu söylense de aslında hali hazırdaki sürece adapte olmak daha zordur.
Geleneksel eğitimler veya şirket içi çalışanlar ile kurulan kontaklar sonucunda bilgi daha hızlı aktarılır ve dağılır. Fakat uzaktan yürütülen çalışmaları için bu urum aynı değildir. Bilgi veri tabanlarının bir merkez altında toplanması ile uzaktan çalışan çalışanlar bile bu bilgilere kolayca ulaşabilirler.
5- Çalışan Katılımındaki Artış
Çalışanların bağlılığını arttıracak yollardan birisi bilgi tabanı kullanımı ile kolay bir bilgi alışverişinin sağlanmasıdır. Şirkete bağlı olan ve uzun çalışan personellerin şirkete katacağı faydalar daha yüksektir. Çalışanların katılımını güçlendirmek ve teşvik edici uygulamalar yapmak bu sebeple oldukça önemlidir.
İlginizi Çekebilir: Zaman Yönetimi Nedir?
Comments